Comité de Suivie Individuel de thèse
Le comité de suivi de thèse assure le suivi de l’état d’avancement des travaux de recherche et du projet professionnel du doctorant.
Chaque doctorant est accompagné tout au long de la préparation de sa thèse par un comité de suivi individuel (CSI), constitué de membres externes au laboratoire, nommés par l’équipe de direction de l’ED sur proposition conjointe du doctorant et de son directeur de thèse. Le CSI veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Il se réunit obligatoirement avant l'inscription en deuxième année et ensuite avant chaque nouvelle inscription jusqu'à la fin du doctorat.
L'organisation des réunions du CSI sont sous la responsabilité du directeur ou directrice de thèse, qui doit informer les membres du CSI du sens de leur mission en leur transmettant les informations sur le suivi des doctorants fournies par l’ED3C. Après avoir communiqué à l’ED la date prévue du CSI, le/la doctorant(e) pré-remplit la fiche-rapport et la transmet par mail à tous les membres du comité en amont de la réunion.
Lors des entretiens, le doctorant fait une présentation devant les membres du CSI et son directeur de thèse, qui est suivie d’une discussion scientifique. Ensuite, un entretien est effectué entre le doctorant et les membres du CSI (en l’absence du directeur de thèse), et entre le directeur de thèse et les membres du CSI (en l’absence du doctorant). Au cours des entretiens, le CSI évalue les conditions de la formation du doctorant et les avancées de sa recherche. Il est également vigilant à repérer toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d'agissement sexiste.
A l’issue de chacune des réunions, les membres du CSI formulent des recommandations remplissent une fiche rapport et l’envoient au doctorant ou à la doctorante qui le complétera et le signera avant de le déposer en format pdf sur ADUM avant le 15 juin au plus tard et de l’envoyer par mail à l'ED3C et à son directeur de thèse . Pour les doctorants ayant commencé leur thèse au second trimestre de l'année universitaire le CSI de la 1ere année doit être remis avant le 15 septembre au plus tard.
A noter que le rapport du CSI de l'année n est indispensable pour la réinscription en doctorat en année n+1. Aucune dérogation n'est légalement possible.
En cas de problème avéré, une ou des réunions supplémentaires du comité de suivi et/ou des médiations impliquant l’équipe de direction peuvent être organisées à la demande du doctorant, de son directeur de thèse ou de la direction de l’ED.
Composition du Comité de Suivi Individuel
Pour constituer le comité de suivi individuel, l’ED3C demande aux doctorant(e)s de 1ère année de proposer, en concertation avec leur directeur ou directrice de thèse, les noms de un ou deux experts externes à leur laboratoire/institut (ne participant pas à leur projet de recherche) dont l'un doit être, dans la mesure du possible, extérieur à l'établissement. Le CSI comprend également un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche du travail de thèse. Il est recommandé que ce membre soit bien informé qu’il sera attendu de lui qu’il soit plus particulièrement chargé, dans le comité, des missions d’évaluation des conditions de la formation, de détection des dysfonctionnements et d’alerte.
La composition du CSI doit lui permettre de disposer collectivement des caractéristiques suivantes :
- être ouvert et bienveillant, encourager les doctorants à s’exprimer librement sur leurs difficultés ou questionnements concernant le déroulement de leur doctorat.
- être indépendant et sans a priori particuliers vis-à-vis de la direction de la thèse et vis-à-vis du doctorant ou de la doctorante. Les membres des comités de suivi s'engagent à apporter un point de vue extérieur et impartial. Un questionnaire d'autoévaluation élaboré par le Collège Doctoral de SU est téléchargeable ici afin de permettre à chacun des membres pressentis d'un comité de faire le point.
- être expérimenté en matière d'encadrement et de formation doctorale
Les doctorant(e)s doivent communiquer les noms des membres du CSI en envoyant à ed3c@sorbonne-universite.fr la fiche-composition CSI remplie pour validation de l'ED.
Il est recommandé d’expliquer aux experts qu’il leur est demandé de s’engager pour toute la durée de la thèse, en participant en présentiel aux CSI. Pour cette raison, l’ED3C ne validera pas une composition de comité comprenant deux experts qui travaillent dans un organisme à l’étranger.
Avant d'organiser votre CSI, vous devrez obtenir la validation de sa composition par l’école doctorale.
Le CSI1 a pour objectif de faire le point avec le/la doctorant.e et son/sa directeur.rice de thèse sur le bon déroulement des travaux scientifiques et sur le programme de formation du/de la doctorant.e. Il émet un avis sur la réinscription en 2eme année.
Le CSI2 a pour objectif de faire un second point avec le/la doctorant.e et son/sa directeur.rice de thèse sur le bon déroulement des dernières étapes de la thèse, et aider le/la doctorant.e à préparer l’après-thèse (post-doc ou autre forme de poursuite de carrière). Il s’agira donc de faire le bilan des travaux, des formations, des publications en cours ou à rédiger, de la rédaction de la thèse et de discuter du projet professionnel du/de la doctorant.e. Ce sera l’occasion pour le/la doctorant.e de mettre en place avec son/sa directeur.rice de thèse le calendrier de sa fin de thèse, et des prises de contact à établir avec d’autres laboratoires lorsque le/la doctorant.e envisage un post-doc. Il émet un avis sur la réinscription en 3eme année.
Lorsqu’une prolongation de thèse s’avère nécessaire, le/la doctorant.e doit obligatoirement organiser une troisième réunion du comité de suivi individuel (CSI3).
L'objectif du CSI3 est de mener une réflexion sur la durée de cette prolongation et son financement, sachant que, pour les thèses réalisées à plein temps, aucune dérogation ne sera accordée au-delà d’une quatrième année de thèse. Les doctorats réalisés à mi-temps peuvent avoir une durée maximale de 6 ans.